Quantidade de documentos poderá ser reduzida em até 50%, seguindo normas legais.
O Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama) e a Universidade de Brasília (UnB) firmaram parceria que deu início a um projeto de gestão documental de todo o acervo do Instituto. Por meio do Termo de Execução Descentralizada (TED), a equipe multidisciplinar, formada por estudantes de diversos cursos da Universidade, realiza trabalho inédito de organização dos documentos históricos e administrativos da autarquia ambiental, com previsão de conclusão em três anos. A expectativa é, também, que o acervo documental seja reduzido em até 50%, com a conversão de todos os documentos físicos para o formato digital, conforme as normas legais.
- Alunos da UnB
O gerenciamento da organização dos documentos é realizado pelo curso de Arquivologia vinculado à Faculdade de Ciência da Informação da UnB. Somente na sede do Instituto, o arquivo de documentos equivale a 12km de papel, sem contar os documentos das superintendências estaduais. “Muita gente pede processos aqui e nós não conseguimos achar. Atingimos um nível elevado de problemas na questão de gestão documental”, reconhece Átila Martins Ribeiro, coordenador-geral de Administração da Diretoria de Planejamento, Administração e Logística (Diplan) do Ibama. Em razão disso, Ribeiro explica que foi necessário iniciar o mais rápido possível o processo de organização da massa documental. Ele relata que a escolha pelo curso de Arquivologia da instituição de ensino ocorreu a partir da observação de experiências positivas em trabalhos semelhantes realizados com o Ministério da Economia e com o Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional.
Em contrapartida na parceria, a UnB, utiliza os recursos do TED para fazer, entre outras, pesquisa de extensão. Na prática, a Universidade coloca dezenas de estudantes dentro do Ibama, que serve como um laboratório de aprendizado. Orientados por profissionais, os universitários aprendem, na prática, o que farão depois de formados, dentro de sua área de atuação. Dividem o espaço nessa atividade também bolsistas de mestrado e doutorado do curso de Arquivologia.
Para o Ibama, além da conquista da gestão documental do seu acervo, também foi importante o fato da UnB entregar muito mais material por um preço muito inferior em relação aos praticados no mercado. As empresas privadas só iriam organizar o arquivo físico, enquanto a Universidade de Brasília vai disponibilizar nove produtos por pouco acima da metade do valor cobrado pela concorrência. O custo da parceria com a Universidade será de R$ 5,95 milhões.
As etapas
Pelo TED nº 1/2023, nome oficial do projeto, está sendo examinado o conteúdo de aproximadamente 100 mil caixas, que exigirão três anos de trabalho. Conheça as ações, metas e etapas:
Meta 1 – Gerenciamento: Nesta etapa são avaliados escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração das atividades.
- Organização dos documentos do Ibama
Meta 2 – Diagnóstico: Desenvolvimento de um modelo de coleta, análise, processamento e disponibilização de dados sobre a realidade arquivística do Ibama.
Meta 3 – Instrumentos: Criação de modelos para elaboração/revisão de instrumentos arquivísticos.
Meta 4 – Tratamento: Desenvolver um modelo de tratamento técnico de documentos arquivísticos para a instituição.
Meta 5 – Política: Desenvolvimento de pesquisa para a construção de um modelo de política arquivística para o Instituto.
Meta 6 - Solução Tecnológica: Construção de banco de dados para otimizar e dar maior consistência à coleta de dados, à atualização e à recuperação das informações contidas nos conjuntos documentais.
Meta 7 - Governança de Dados Gerados: Criação de um protótipo de base de dados para estruturar e organizar os instrumentos, levantamentos e metodologias desenvolvidas nas etapas do projeto.
Meta 8 - Indicadores e Planejamento: Desenvolver indicadores específicos para monitorar e avaliar a eficiência, eficácia das atividades arquivísticas do Ibama, que servirá de base para construção do Plano de Gestão de Documentos e Arquivos (PGD).
Meta 9 - Plano de Digitalização: Elaboração de plano para digitalização de documentos para o Ibama, com base no acervo tratado.
Meta 10 - Oficinas de Capacitação: Para tornar os servidores/colaboradores da autarquia aptos para o tratamento da gestão de documentos arquivísticos na sede e nas unidades descentralizadas.
A ideia é reproduzir o que está sendo feito na sede do Ibama, em Brasília, nas superintendências estaduais do Instituto, para que façam contratos semelhantes com universidades locais unicamente para realizar a Meta 4, de tratamento, já que as demais etapas serão trabalhadas em nível nacional, de forma remota. O tratamento em si demanda contato físico com o acervo, atividade que está sendo feita pela UnB na sede do Instituto.
O tratamento da documentação implica em classificar todo o material. Isso significa separá-lo, segundo suas funções e atividades, de acordo com modelo elaborado pela UnB e aprovado pelo Ibama e pelo Arquivo Nacional, órgão do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Organizada a documentação, ela é indexada a um sistema para que o Instituto consiga recuperar todo o seu acervo. “É fundamental para a sociedade que se recupere essa documentação, mais ainda por seu cunho histórico.”, diz o arquivista Guilherme Marques, que, ao lado da colega Victoria Machado, coordena o trabalho, a frente de uma equipe de 38 pessoas, além de dois funcionários de apoio operacional.
Centro de Memória do Ibama
Segundo Átila Ribeiro, ponto positivo a partir da conclusão do trabalho é que haverá ferramentas para ser erguido um Centro de Memória do Ibama, que, por definição, tecnicamente é um equipamento cultural ou documental da organização, funcionando como um arquivo ampliado, algo que não existe hoje. Outro trunfo será ter à disposição todos os documentos físicos digitalizados, em vez de papel, o que facilitará a sua difusão.
FONTE: Assessoria de Comunicação do Ibama
